Необходимость электронного документооборота для современного бизнеса
Все больше предприятий решает перевести офисную деятельность в сферу электронного документооборота. Разработанное для этих целей программное обеспечение гарантирует ощутимый рост производительности и качества труда сотрудников, избавленных от необходимости тратить рабочие часы на обработку бумажных документов. Универсальность, несложный интерфейс, возможность адаптации под конкретные задачи компании — все это делает систему электронного документооборота (СЭД) максимально удобной для работы, а ее внедрение — быстрым и безболезненным для компании.
Основные виды электронного документооборота
Современные системы электронного документооборота охватывают все сферы деятельности предприятия, связанные с оформлением документации. В отдельные категории выделены:
- кадровые документы;
- складской и бухгалтерский документооборот;
- налоговый, финансовый и управленческий учет;
- производственный и технологический документооборот;
- архивная документация;
- конфиденциальная переписка.
Благодаря гибкости настроек конструктора систем документооборота CRM Comindware предприятие может выбирать и самостоятельно подключать любые из перечисленных модулей. Избирательный подход уменьшит нагрузку на ПК и сократит время поиска нужных документов.
Какие задачи решает электронный документооборот
Приобретение и внедрение ПО системы электронного документооборота оправдано многочисленными преимуществами такого решения:
- работа всех подразделений офиса становится прозрачной и доступной для контроля со стороны руководства;
- становится возможным накопление и систематизация учетной информации;
- кадровый учет становится более гибким, позволяя получить детальные сведения о деятельности каждого сотрудника;
- сокращение затрат на бумажный документооборот позволяет перенаправить персонал на решение других задач или сократить количество сотрудников;
- электронное хранение документов на условиях создания резервных копий более безопасно, исключая потерю или умышленную порчу информации.
Рекомендации по выбору системы электронного документооборота
Чтобы новая система упростила ведение документооборота, рекомендуется отдать предпочтение СЭД с иерархической схемой хранения стандарта HSM (Hierarchal Storage Management). Данное условие особенно важно для крупных компаний, принимающих и отправляющих сотни документов в течение дня. Также значение имеет масштабируемость, соответствие строгим требованиям безопасности хранения данных и возможность интеграции с используемым программным обеспечением для бухучета и кадровой работы.